Проблемы современного делопроизводства и методы их решения

Когда мы рассматриваем современное делопроизводство с точки зрения его эффективности, мы не имеем права не уделить внимания проблеме современного документооборота. Мы попытаемся показать основные проблемы документооборота, и найти способы решения этих проблем.

Одна из главных проблем документооборота в организации – это бесспорно постоянное возрастание количества различных документов. Оно постоянно растет. На это есть несколько причин. Во - первых, чем дольше существует данная организация – тем больше документации. Это аксиома. Во-вторых, с увеличение штата сотрудников, с увеличением объема производства, с увеличением оборота, количество документов тоже значительно увеличивается. Как же можно просто и действенно разложит всю документацию по полочкам, чтобы самому в ней не запутаться?

На помощь может прийти электронный документооборот, как именно то средство, которое значительно облегчит Вам работу со всей документацией на предприятии. Электронная документация имеет свои плюсы. Она почти не требует физического места, она вся размещается в электронных архивах, и не загромождает пространство на предприятии. Электронные документы, если они правильно оформлены, не составляет никакого труда найти. Также к электронной документации можно ограничить доступ нежелательных лиц, просто защитив ее паролем.

Конечно, электронная документация требует определенное количество специального программного обеспечения, так как она не может храниться просто так, сама по себе. Чтобы с ней было комфортно работать, нужна среда, где все электронные документы будут находиться. Другими словами, нужна локальная сеть, или интранет. В другой статье будут рассмотрены проблемы максимально эффективной организации локальной сети и программы, необходимые для ее создания.