Когда нужна факсимильная подпись?

Факсимильная подпись, или факсимиле, - это печать, которая дает возможность воспроизводить подпись ответственного лица. Печати такого рода в России приобретают довольно большую популярность в офисах, где руководителю необходимо подписывать большой объем бумаг. Однако далеко не всегда факсимиле имеет равноценную с обычной подписью значимость.

Факсимиле применяют, если необходимо «подписать» письма-запросы, заказы, ответы, справки, грамоты и поздравления, удостоверения, патенты, наградные листы, результаты ЕГЭ и другие документы. Никого не удивит, что справки из ПИБ или рецепты лекарств могут быть подписаны с помощью факсимиле, но если речь идет о первичных финансовых документах, в большинстве случаев о таком способе приходится забыть.

Когда во взаимоотношениях нескольких организаций появляется идея применять факсимиле для подписи договоров, в них обязательно должен существовать пункт, где все стороны оставляют образцы своих факсимильных подписей. Если этого не сделать, любая из сторон может опротестовать такой договор в суде как недействительный, даже если свидетели подтвердят, что факсимильную подпись ставил собственноручно руководитель компании.

Кстати, точно так же в договорах прописывается пункт, что в случае утраты или похищения факсимильной печати не позднее трех дней после обнаружения пропажи следует уведомить об этом не только органы внутренних дел, но и своих деловых партнеров.

В договорах оговаривается, какие именно документы можно подписывать факсимильно. Внутренняя документация на предприятии часто подписывается именно таким образом - перечень документов, в которых факсимильная подпись имеет юридическую силу, в каждой организации должен быть определен и утвержден официально.

Нельзя применять факсимильную подпись в тех случаях, когда это прямо запрещено законодательством. Только собственноручно следует удостоверить заявление, документацию, которая в бумажном виде должна быть отправлена в налоговую (к примеру, заполненную форму 3 НДФЛ), запись в трудовой книжке, кредитные договора, федеральные законы и другие документы.

Сомнения существуют насчет применения факсимильной подписи на счетах-фактурах, однако сейчас многие суды при хозяйственных тяжбах все-таки признают факсимильную подпись на таких документах.

Почему факсимильная подпись вызывает столько дискуссий?

Первая и самая главная причина - это тот факт, что законодательство не ограничивает количество печатей с факсимильными подписями, которые могут принадлежать одному человеку. А большое количество факсимильных печатей, как известно, увеличивает вероятность мошеннических действий со стороны третьих лиц: владелец факсимиле может и не знать, что кто-то подписывает от его имени некие документы.

Второе опасение связано с тем, что факсимильную печать проще подделать, чем оригинальную подпись. Впрочем, точно так же, как графологическая экспертиза находит отличия между оригинальной подписью и подделкой, она может определить разницу между оттиском факсимиле, заявленном в договоре, и оттиском-фальшивкой.

Как изготовить факсимиле?

Для начала нужно сделать на бумаге несколько подписей, выбрать наиболее удачный вариант и отнести этот образец в фирму, которая изготавливает штампы и печати. Отдайте предпочтение сертифицированным штемпельно-граверским мастерским, чтобы факсимильная подпись максимально совпадала с собственноручной.

Еще один момент: позаботьтесь о регистрации факсимиле и о его уничтожении после того, как оно отслужило свой срок.