Кадровый учет на аутсорсе – выгоды и риски

Кадровое делопроизводство и учет – трудоемкие процессы, требующие постоянного обновления знаний законодательства Украины, нормативных актов, связанных с администрированием. Передача ведения кадрового делопроизводства компании, специализирующейся в данной сфере, снижает и переводит операционные издержки из постоянных в переменные, освобождает время и ресурсы для ключевых бизнес-процессов. По цене аутсорсинг кадрового учета ниже, чем содержание штатного инспектора по кадрам или HR-отдела. Переход на бизнес-модель имеет еще ряд позитивных последствий.

Достоинства передачи кадрового делопроизводства на внешнее управление

Делегировать задачи управления персоналом можно полностью или частично. В полный пакет входит сопровождение делопроизводства, внутрикорпоративный HR-консалтинг. Отдельные функции – учет первичной документации, заполнение трудовых книжек, разработка трудовых нормативов, составление штатных расписаний, взаимодействие с надзорными органами и проч.

Комплексный аутсорсинг кадрового учета – профессиональная услуга с рядом веских преимуществ для бизнеса. Среди них:

• сокращение расходов на оборудование помещения для отдела кадров или инспектора, на обучение, программное обеспечение;
• отсутствие ошибок при составлении приказов, ведении трудовых книжек, заключении договоров с сотрудниками, каждая из которых влечет неприятные для руководителя последствия. В решения и действия аутсорсера вложена компетенция команды профессионалов, штатный инспектор по кадрам опирается лишь на личный опыт и знания;
• доступ к лучшим методикам в сфере кадрового делопроизводства, использование наработанных решений по переквалификации, обучению;
• снижение рисков, связанных с болезнями, увольнением штатных сотрудников. Аутсорсер обеспечивает непрерывность процесса кадрового учета;
• предотвращение конфликтных ситуаций с сотрудниками;
• объективность провайдера, отсутствие личной заинтересованности кадровых инспекторов при приеме или увольнении работников;
• ведение делопроизводства в соответствии с законодательством, отсутствие претензий со стороны контролирующих органов;
• оплата только необходимого организации объема работ провайдера.

Делегировать полномочия в данной сфере выгодно всем компаниям, желающим сократить расходы. Услуга необходима предприятиям с нехваткой времени, ресурсов, высокой текучестью работников, с предстоящей реорганизацией, связанной с массовым сокращением или приемом персонала на работу.

Есть ли риски?

Минусы перевода кадрового учета на аутсорсинг можно отнести к таковым условно, поскольку они неактуальны при грамотном выборе поставщика услуг. Основные проблемные моменты:

• отсутствие в штате аутсорсера специалистов для работы с конкретной бизнес-сферой;
• нарушение конфиденциальности;
• сложность контроля работы удаленного отдела кадров.

При выборе провайдера стоит ориентироваться на компании, имеющие клиентов из разных бизнес-сфер, которые смогут быстро погрузиться в ваши процессы, понять специфику. Защита персональных данных оговаривается на этапе подписания договора, оформляется соглашением о сохранении конфиденциальности. Процесс взаимодействия с заказчиками выстраивается на основе регламента сроков, качества сервиса.

Аутсорсинг кадрового учета открывает перед бизнесом блестящие перспективы. Чтобы результат работы бизнес-модели был наиболее эффективным, нужно точно оценить необходимость делегирования полномочий, правильно выбрать поставщика услуг из многообразия рыночных предложений.