Цифровізація в дії: кейс Zakupka.com

В умовах кризи перед компаніями постала гостра потреба змінювати організацію робочого процесу, застосовуючи інструменти цифровізації. Одним довелося робити це поспіхом, а інші виявилися готовими, оскільки вже давно поступово впроваджували нові технології в бізнес-стратегію. До другої групи увійшов і всеукраїнський каталог товарів і послуг Zakupka.com.

Основні зміни, які відбулися в робочому процесі компанії, стосувалися саме його організації. Насамперед це переведення співробітників на віддалену роботу та запровадження гнучкого графіка. На початкових етапах компанії довелося долати труднощі, проте загалом ці зміни сприяли прискореному розвитку та підвищенню ефективності роботи всього колективу.

Віддалена робота

За даними опитування Work.ua, близько 80% українців обирають віддалену роботу, проте керівництво Zakupka.com спершу не розглядало такий варіант співпраці. Зміни почалися з рішення співпрацювати з позаштатними копірайтерами для створення текстового контенту. Був варіант співпрацювати з біржами, але для підвищення якості текстів було вирішено працювати з авторами напряму.

На ринку копірайтингу пропозиція значно перевищує попит, тож компанії вдалося відібрати людей, чиї тексти задовольняли б усі вимоги ТЗ. Як результат, кількість текстів, які відправляються авторам на доопрацювання, знизилася в 3 рази.

Так, тексти з біржі коштували дешевше, однак співпраця з авторами без посередників мала власні вигоди:

• висока якість;
• мінімальна кількість доопрацювань;
• оптимальний термін написання контенту.

Такий досвід підштовхнув до подальших змін, і наступними були контент-менеджери. Їхні обов’язки не передбачають спеціальних знань і потребують лише мінімального навчання, тому компанія організувала дистанційне навчання для контент-менеджерів і теж перевела їх з офісів. Далі настала черга й інших спеціалістів.

Вигоди віддаленої роботи

Найпершою перевагою віддаленої роботи стала економія коштів, адже заробітна плата — лише 60-70% витрат на утримання співробітника: інша частина припадає на оренду та облаштування робочого місця, електроенергію тощо. Виходить, що працівник із зарплатою 8 000 грн коштує компанії 11 000-12 000 грн щомісяця. З переходом на віддалену роботу витрати обмежилися тільки зарплатою та навчанням співробітників.

Наступна вигода — свобода вибору. Робота в офісі передбачає, що спеціаліст має жити в конкретному місті, але не завжди претенденти мають необхідний рівень компетентності. А працювати віддалено можна з будь-якого населеного пункту. Виходить, що географія пошуку працівників розширюється, і компанія може співпрацювати з людиною з високим рівнем знань і вмінь.

Ризики та шляхи їх подолання

Ризиків небагато, але і їх можна позбутися, якщо застосувати відповідні інструменти. Основні проблеми:

• інформаційна безпека. Фрілансер не надто зацікавлений у збереженні корпоративних таємниць, але ризику витоку інформації можна запобігти підписанням документів про нерозголошення, використанням деталізованого обліку та обмеженням доступу працівника до окремих файлів;
• складності контролю. Можна застосувати програму деталізованого обліку робочого часу, щоб перевірити, наскільки продуктивно працює спеціаліст і чим він займається. Важливо також точно ставити завдання та запровадити систему контролю їх виконання;
• проблеми з комунікацією. Значно простіше зібрати колектив на нараду, коли всі перебувають в офісі. Але для віддалених працівників треба використати інші інструменти. Для оперативної комунікації підійде будь-який месенджер, а про нараду можна домовитися завчасно.

Жодна з цих проблем не виключається перебуванням в офісі, тож треба шукати ефективні шляхи їх розв’язання, не забуваючи про людський фактор.

Гнучкий графік

Zakupka.com запровадила гнучкий графік ще у 2017 році. Принцип такий:

• працівник сам визначає час початку і закінчення робочого дня, а також його тривалість за умови відпрацювання норми робочих годин, встановленої законом;
• чергування режиму роботи та відпочинку є обов’язковим;
• впродовж дня хоч один працівник кожного відділу має бути на робочому місці.

Через такі зміни одразу виникли проблеми з обліком робочого часу, організацією роботи техпідтримки та самостійною організацією праці. Їх вдалося розв’язати шляхом розробки нової системи обліку годин у рамках CRM-системи, переведення робочої документації в «Google Диск» та розробки графіка роботи за змінами з урахуванням побажань кожного працівника техпідтримки.

Стосовно самоорганізації, то частина працівників не змогла впоратись із цим. Допомогли впоратися з ситуацією засоби нематеріального заохочення (тренінги з тайм-менеджменту, роз’яснювальні бесіди тощо).

Гнучкий графік можна застосовувати як для офісної, так і для віддаленої роботи. Саме так і робить компанія Zakupka.com.

Вигоди гнучкого графіка

Для компанії Zakupka.com переваги таких змін очевидні:

• лояльність співробітників до компанії. Вони мають змогу займатися власними терміновими справами без необхідності відпрошуватися в керівництва. Це дозволяє уникнути незручних ситуацій і зробило колектив більш лояльним і відкритим до діалогу і нових завдань;
• підвищення продуктивності. Гнучкий графік дозволяє врахувати біоритми та години найвищої активності спеціалістів. Це суттєво підвищило рівень продуктивності кожного працівника, а кількість протермінованих дедлайнів скоротилася практично вдвічі;
• збільшення кількості відпрацьованих годин. У компанії помітили, що 60% працівників відпрацьовують більше годин, ніж передбачено. Це пояснюється можливістю приділяти роботі більше часу і не перериватися, якщо є натхнення на дострокове закінчення проєкту;
• зниження кількості запізнень. Працівникам не треба виправдовуватися через запізнення та простоювати час у заторах на дорозі. Тепер вони приходять на робоче місце в комфортний час.

Недоліки

Серед недоліків:

• додаткові витрати. Для розробки та запровадження нової системи контролю довелося витратити фінансові ресурси, але вони швидко окупилися, враховуючи підвищення продуктивності працівників;
• комунікація. Стало складніше оперативно організовувати наради та розв’язувати робочі питання. Але це не критично: для екстрених нарад не потрібно збирати весь колектив, а поточні зустрічі можна запланувати заздалегідь;
• відособленість працівників. Люди почали менше комунікувати один з одним, що призвело до зниження рівня згуртованості колективу. Але ця проблема виникає лише в момент запровадження змін, а далі працівники адаптуються і продовжують активно взаємодіяти. Більшість спеціалістів компанії працює віддалено, але колектив залишається дружним.

Отже, гнучкий графік та віддалена робота потребували розв’язання поточних проблем, але їх запровадження дало змогу підвищити ефективність роботи, покращити процеси взаємодії, скоротити витрати та зробити компанію і колектив більш гнучкими та пристосованими до глобальних економічних змін.