Как сэкономить на офисе? Полезные советы

Офис - очень важная часть для компании. Это её лицо, средоточие активности, место для переговоров, совещаний, принятия решений. Но часто это и источник проблем и расходов. Как можно с минимальными затратами их избежать?
 

Проблемы офиса

Основные проблемы современных офисов связаны с их планировкой и нагрузкой на инфраструктуру и выглядят так:

• - постоянный рост расходов на содержание;
• - люди в командировках и на встречах, а столы пустые;
• - большое открытое пространство, много людей, поэтому шумно;
• - специализированных мест для обсуждений не хватает;
• - столам новых сотрудников не хватает места.

Что можно с этим сделать?
 

Разделение по категориям

Как правило, сотрудников офиса делят по категориям:

• - редко отлучающиеся с рабочего места;
• - не покидающие офис, но обходящиеся без стола;
• - работающие вне офиса, приходящие в него иногда;
• - руководители.

На основе этой информации можно рассчитать количество необходимого оборудования, телефонов, переговорных и даже учесть конференц столы, говорят на сайте http://greeg.com.ua/cat/do/konferenc-stoly. После этого офис делится на три основных зоны: помещения для тихой работы, места для встреч и места для шумной работы. По имеющейся практике, такая оптимизация позволяет сэкономить до 40% бюджета офиса. До трети сокращается количество столов и большая их часть становится свободными - их может занять любой.
 

Дополнительные деньги

Один из простейших вариантов - продажа старой мебели, которая всегда пользуется спросом. Или если удалось сократить потребность в площади - свободную сдать в субаренду. А людные места офиса можно сдавать вендинговым компаниям. И офис приносит дополнительный доход, и посетители и сотрудники довольны. Если офис расположен достаточно высоко - часть его может испльзоваться как смотровая площадка с небольшим кафе для посетителей и сотрудников.
 

Экономия

Сэкономить можно на, казалось бы, мелочах. Замена стандартных компьютерных блоков лэптопами снижает стоимость оборудования, повышает мобильность сотрудников в офисе, не привязывая их к столу. А тумбочки и шкафы можно заменить шкафами с ячейками, где можно оставить вещи. Это даёт экономию до 20% от мебельного бюджета.

Весьма эффективно использование аутсорса для эксплуатации офисов. Правильный подбор оборудования с использованием радиочастотных меток, что облегчает дальнейшую утилизацию и реализацию мебели, может сократить бюджет на обслуживание до 30%.

Как бы ни была проведена оптимизация расходов, важно, чтобы офис оставался удобным для персонала, гибким по использованию и эффективным по расходам.