Лихорадочная ликвидация аврала в рекламном бизнесе: как все успеть?

Лето в офисе — это разнеживающие мечты о долгожданном отпуске и... лихорадочная ликвидация аврала на работе. Есть у тебя пара свободных минут? Тогда прочтите этот текст от нашего собеседника - оператор интернет-рекламы №1 uct.ua и, возможно, их станет больше.
 

Караул, "горим"!

"Пожары" на работе бывают двух видов: те, которые иногда мы устраиваем себе сами, и те, которые "вспыхивают" по вине беззаботно отбывших в отпуск коллег. На тему о том, как правильно управлять временным ресурсом, Гурк тайм-менеджмента написали не одну книгу, а тренеры-консультанты провели не один тренинг. Но что тебе делать прямо сейчас, когда телефон раскалился от безнадежного трезвона, шеф уже третий раз напомнил о какой-то неведомой справке, а тебе через час нужно быть на давно запланированной встрече с клиентом?

Прежде всего соберись с духом и посмотри правде в глаза: искать виновных будешь потом — когда дочерна загорелые коллеги вернутся в родимый офис. А сейчас вдохни поглубже и приготовься к "пожаротушению".

Действующие лица и исполнители. Составь список коллег, так некстати отправившихся загорать. Выпиши туда сроки их отпусков, фамилии тех, кто их временно замещает, и примерный перечень грядущих дел.

Такие задания как Реклама - достаточно важные, срочные и... чужие. Когда станет ясно, что именно нужно сделать, возникнет вопрос "Как?".

Психологи утверждают, что свои дела человеку свойственно все-таки помнить, а вот от чужих наша память освобождается мгновенно и безжалостно. Самый надежный способ ничего не упустить — внести все дополнительные задания в свой ежедневник. Для оптимизации работы расчерти каждый листок на четыре колонки. В первую выпиши важные и срочные дела — закончить презентацию своего нового проекта и подготовить эту самую справку по итогам рекламной кампании за месяц (и не забыть убить Ирку, когда она вернется наконец с Багам!!!). Во вторую — важные, но не срочные (например, выяснить, женат ли тот симпатичный новый сотрудник из отдела маркетинга, с которым вы так мило поболтали вчера в "курилке"), в третью — срочные, но не важные ("Перенести занятия по английскому на ближайший понедельник!") и в четвертую — не важные и не срочные (если честно, то у меня, например, таких не нашлось). "Чужие" задания отмечай цветным маркером — чтобы не запутаться в приоритетах!

Планировать нужно не меньше чем на неделю вперед: это поможет легко передвигать дела со дня на день в случае возникновения непредвиденных обстоятельств. Используй "скользящий режим": вписывай дела по мере их возникновения, вычеркивай то, что уже сделано. Десять минут наедине с ежедневником вечером сэкономят тебе минимум два часа предстоящего дня.
 

Кому "рулить"?

Главный "минус" молодых карьеристок — неумение делегировать полномочия. Сознайся — тебе нравится ощущать себя ужасно важной и нужной? Кроме того, передав задания другим, страшно остаться не у дел. Опасения необоснованы: американские специалисты по тайм-менеджменту выявили интересную закономерность — те, кто успешно перепоручал рутинную работу другим, чаще получал перспективные проекты и быстрее продвигался по службе, чем утонувшие в трудах опасливые "трудоголички".

И это — все? Все — если речь идет о важных стратегических приемах. Но нашу жизнь во многом определяют тактические мелочи. Кроме того, как справедливо заметил любитель парадоксов Уинстон Черчилль, "тактика тем и отличается от стратегии, что ее можно реализовать".
 

Инструкция "пожаротушения"

Включай ранний "разогрев"! Начинай продумывать текущие дела еще по дороге в офис — и в 9.00 ты легко включишься в рабочий ритм. Об электронной почте лучше забудь до обеда (только быстренько просмотрите внутреннюю — нет ли там "горящих" указаний от шефа или приглашения на ланч от того симпатичного сотрудника из отдела маркетинга).

Поддерживай порядок на рабочем месте. Специалисты утверждают, что люди тратят до двух часов в день на поиск документов и канцелярских мелочей. Запасись всеми телефонами и мэйлами партнеров и коллег, с которыми работают отпускники. Подумай над личными резервами повышения эффективности труда. Например, правильно подобранная музыка способна увеличить работоспособность на 20%.

Не бойся изменений! Представительницам прекрасного пола свойственно слишком тщательно продумывать предстоящий день, поэтому любое неожиданно свалившееся на голову задание вызывает панику. А всего-то и нужно — записать в ежедневнике крупными буквами "Два часа в день — на форс-мажор". А если никакого всемирного потопа не случилось? Не втискивай в эти два часа ничего дополнительного — это твой личный ресурс!

Не тяни со "шлифовкой"! Не будь перфекционисткой: по мнению психологов, за желанием сделать что-нибудь идеально кроется нежелание делать что-то другое.

"Делай же что-нибудь!" Помнишь песенку? Когда тебя абсолютно вымотало какое-нибудь сложное задание, отключись. И... приступай к другому, попроще. Главное — не потерять боевой настрой!

Отдыхай правильно! Болтовне с коллегами в душной курилке и бездумному шатанию в дебрях Интернета — "нет"! Неспешной прогулке в соседнем парке — "да"! Причем независимо от степени авральности ситуации.

Гаси монитор! А перед выходом из офиса бегло просмотрите ежедневник, уточни план на завтра и — полностью выбрось из головы все мысли о работе! Полное переключение — необходимое условие восстановления творческой энергии. Как любил повторять все тот же Черчилль, "время — ничто, срок — все". Ценность сделанного определяется его своевременностью. Пусть твой собственный жизненный ритм подскажет, когда — покрутить педали велотренажера, а когда насладиться чашечкой ароматного кофе с тем самым симпатичным маркетологом. Надеюсь, ты внесла информацию о нем в свой ежедневник?