Что важно в проекте делать в первую очередь? Как определить.

Все мы знакомы с ситуацией, когда задач много и весь день мы заняты тем, что решаем их, зачастую даже успешно, и в конце дня выясняется, что забыли, что-то важное. Это хорошо, когда вы контролируете только свои задачи, а когда есть еще сотрудники, чью работу так же нужно отслеживать. Ваши сотрудники загружены работой, но всегда выполняют не то что важно, а то, что легче и проще для них. Сколько не объясняй и не проводи совещания, бесполезно. В чем причина? Давайте разбираться.

Приоритеты в проекте определяете Вы

Чем лучше знаем свою компанию, тем лучше разбираемся, что важно для нее в данный момент. Вводить в курс дела всех сотрудников компании долго и не безопасно. Дать возможность сотрудникам самим определять приоритетность и решать, что делать и когда, тоже не вариант. Что же делать? Планировать работу сотрудников с указанием порядка выполнения задач в рамках проектов. Определив последовательность выполнения операций один раз вам не нужно повторять это снова. Создайте новый набор задач на основании шаблонов и только уточняйте сроки реализации, длительность и исполнителей.

Утвердите перечень задач и контролируйте только отклонение. Если появляются отклонения просто вносим изменения в план и продолжаем реализовывать дальше. Использование наглядных и понятных планов позволяет увидеть тонкости и нюансы процесса и избавит Вас от необходимости долго объяснять необходимость выполнения различных работ, позволит согласовать процесс с несколькими исполнителями. Всегда лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Вы же сами знаете, что большинство ошибок у исполнителя возникает из-за неточности в передачи информации, а визуальный способ самый надежный.

Информационная система управления проектами MS Project позволяет не только планировать и управлять задачами проекта, но и предлагает установить их важность относительно количества дней в резерве. Чем меньше дней, тем выше важность. Задачи с нулевым резервом называются критическими и должны быть выполнены в первую очередь. Описав задачи и установив связи между ними (зависимости) вы можете спрогнозировать длительность реализации и подсказать своим сотрудникам, что Вы считаете важными для компании. Вы сами можете легко отслеживать реализацию всего проекта, зная это сотрудники будут стараться выполнить критические задачи в первую очередь.

В наше неспокойное время объемы работ в проектах возрастают как для руководителя, так и для обычных сотрудников. Планирование проектов с использованием инструментов проектного управления позволит взять под контроль важные задачи, вернуть управляемость и спокойствие в проектную команду и компанию в целом. Для начала внедрения этих подходов мы рекомендуем пройти онлайн-курс по управлению проектами в MS Project Pro. При возникновении вопросов специалисты команды oberemokii оперативно проинструктируют по их решению.