Знищення конфіденційних документів: з чого почати?

Секретна ділова інформація зберігається в електромагнітному та паперовому вигляді. Законодавчі положення регулюють не тільки процес їх зберігання, а й знищення. Добре знати, як розпоряджатися конфіденційними матеріалами.

Правові норми

Утилізація та знищення документів — це процес, що регулюється Законом про захист персональних даних. Відповідно до законодавчих норм, конфіденційні матеріали мають бути знищені таким чином, щоб їх відновлення стало неможливе. Це правило стосується матеріалів, що зберігаються в паперовій та електромагнітній формі. Конфіденційне знищення документів стандартними засобами зазвичай неможливо. Тому такий процес доручається компаніям, які спеціалізуються в цій сфері та мають обладнання, адаптоване для повного знищення даних.

Процедура

Знищення конфіденційних документів складається з кількох етапів. Перший — надіслати детальну інформацію про замовлення до спеціалізованої компанії. Представник узгоджує з клієнтом дату надходження матеріалів. Наступним кроком є надання співробітнику компанії носія даних, замкненого в контейнері, сумці або піддоні та закріпленого цифровою печаткою. Матеріали транспортуються до переробної компанії на службовому автомобілі. Замовник має право закріпити автомобіль додатковою цифровою пломбою. 

Клієнт і представник заводу повинні підписати звіт про передачу/збір матеріалів. Документ містить інформацію про: 

• кількість тари, 
• її тип, 
• номер пломби,
• дату обслуговування. 

Для перевезення секретних носіїв використовується професійний транспортний засіб із відповідною охороною. При доставлянні матеріалів на підприємство працівник видає документ, що підтверджує їх отримання. Також перевіряється вага носія. Автомобіль вивантажується в професійний подрібнювач, який контролюється. Конфіденційні документи утилізуються протягом сорока восьми годин. Цей процес виконується з дотриманням усіх стандартів безпеки.

Знищення конфіденційних документів здійснюється на спеціалізованому верстаті, адаптованому до відповідного стандарту. Усі дії по утилізації реєструються. Таким чином, клієнт може контролювати весь процес із кабіни моніторингу. Він також має право вилучити запис про процес утилізації. Знищення конфіденційного документа підтверджується сертифікатом, який підприємство передає замовнику.

Переваги професійних послуг 

Знищення конфіденційних документів відповідно до стандартів безпеки — це рішення, яке заощаджує бюджет компанії. Підприємству не доводиться інвестувати в подрібнювачі, а крім того, зменшуються плата за утилізацію відходів. Використання послуг аутсорсерів — це рішення, яке позитивно впливає на імідж компанії. Компанія набуває в очах клієнтів імідж бренду, який піклується про зовнішнє середовище. Заводи аутсорсингу використовують знищенні матеріали в процесі перероблення.

Подрібнення документів гарантує конфіденційність особистих і ділових даних. Професійна утилізація також позитивно впливає на працівників компанії. Вони не витрачають час на трудомістке, ручне знищення матеріалів.