Як надсилати голосові повідомлення, щоб нікого не дратувати

Функція надсилання аудіоповідомлень є у більшості месенджерів та соцмереж. Цей вид зв'язку з'явився порівняно недавно, але швидко набрав популярності. За даними аналітиків, функцією користуються 6 із 10 українців.

Водночас здається, що у суспільстві сформувалося негативне ставлення до аудіоповідомлень. Досить їдкі жарти про те, що в пеклі заготовлений окремий котел для їх любителів. Голосові послання, на відміну від текстових, з більшою ймовірністю викликають у співрозмовника роздратування. Щоб цього не сталося, розберемося, коли та як їх можна відправляти.

Чим хороші голосові повідомлення і коли вони доречні

Голосові повідомлення дуже економлять час відправника. Мабуть, це їхній головний плюс. Диктувати довгий текст набагато швидше та зручніше, ніж друкувати. Отже, якщо ви хочете поділитися довгою історією, а одержувач готовий її прослухати, то це гарний вибір.

Інша перевага войсів - можливість точно передати свої емоції. За текстом неможливо так само добре рахувати інтонації співрозмовника і зрозуміти його настрій. Хочете у всіх фарбах розповісти про радісну чи, навпаки, сумну подію? Тоді записуйте голосове.

"Голосові добре як альтернатива телефонним розмовам, тому що обмін ними — це, по суті, розмова, що розтягнена у часі у зручному для співрозмовників темпі". - Ольга Лукінова Експерт з цифрового етикету.

Аудіо також стануть у нагоді в ситуаціях, коли потрібну інформацію неможливо передати текстом. Наприклад, ви хочете дізнатися, чи правильно вимовляєте слово іноземною мовою, чи дати співрозмовнику послухати співи птахів.

Коли не варто надсилати голосові повідомлення

Голосове не найкращий вибір, якщо ви хочете отримати термінову відповідь. Щоб прослухати повідомлення, співрозмовник має відірватися від своїх справ. Якщо ви не впевнені, що він має таку можливість прямо зараз, надішліть питання текстом.

Також краще не надсилати голосові малознайомим людям. Ви не можете знати напевно, як вони ставляться до таких повідомлень і чи готові слухати, тому ризикуєте завдати цим незручності. Крім того, спілкування голосом сприймається як інтимніше, так що подумайте, чи достатньо ви близькі для цього виду комунікації.

Не варто записувати голосові, якщо вам потрібно передати важливу та точну інформацію. Адресат не зможе її зафіксувати, перечитати або швидко знайти в листуванні, для цього йому доведеться переслуховувати повідомлення повністю, а то й не один раз.
Окреме питання — голосові повідомлення в робочому листуванні. Точно не варто починати спілкування з них, якщо ви нещодавно прийшли в компанію і не знаєте внутрішні порядки або хочете звернутися до когось із керівників. тільки якщо дотримуються три умови:

• Усередині колективу є згода на відправлення та отримання голосових.
• Інформація в голосових не термінова і спокійно дочекається того моменту, коли людина матиме можливість її прослухати.
• Голосові супроводжуються текстовим поясненням у тому, що міститься у цих повідомленнях.

 

Як правильно записувати та надсилати голосові повідомлення

Ці поради можуть здатися простими і очевидними, але слідують їм далеко не всі.

Переконайтеся, що співрозмовник готовий слухати

Голосові повідомлення ставлять співрозмовників у нерівне становище. Відправнику такий вид зв'язку набагато зручніший, ніж одержувачу. Тому головне правило — заздалегідь запитати, чи він може прослухати аудіо. 

Найважливіше отримати згоду на відправку голосових від адресата. Можна один раз домовитися з ним назавжди, а можна питати згоду на кожен окремий випадок — залежить від ваших стосунків. -  Ольга Лукінова

 

Заздалегідь подумайте, що говоритимете

Розписувати докладний план майбутньої мови не потрібно. Достатньо визначити головну мету повідомлення та прокрутити в голові, що і в якому порядку ви говоритимете. Це допоможе не збитися з думки і не подовжувати аудіо постійними паузами, муканням та словами паразитами.

Насамкінець не забудьте уточнити, чого ви чекаєте від співрозмовника, щоб йому була зрозуміла мета вашого звернення. Наприклад, запитайте, як він ставиться до ситуації чи якусь пораду може дати. Якщо ви просто вирішили поділитися емоцією і не чекаєте певної реакції, можете прямо про це сказати.

Знайдіть відповідне місце для запису

Прослуховування голосового повідомлення вимагає більшої концентрації ніж читання тексту, тому не ускладнюйте цей процес зайвим шумом. Записуйте аудіо в тихому та спокійному місці, піднесіть пристрій ближче до обличчя та говоріть досить голосно. Не робіть це там, де не стали б говорити телефоном.

Не забувайте про приватність

Ви не зможете передбачити, в яких обставинах адресат прослухає ваше голосове. Завжди є шанс, що в цей момент поряд з ним виявиться ще хтось, тому подумайте, чи варто ділитися в записі чимось відвертим і секретним. Щоб уникнути незручних ситуацій, одразу попередьте текстом, що повідомлення не для сторонніх і вмикати його краще в навушниках .

Виберіть оптимальну довжину

Комфортно прослуховувати повідомлення завдовжки 20–60 секунд. Але це не суворі рамки, яких потрібно дотримуватися в будь-яких ситуаціях, тому керуйтеся здоровим глуздом. Не записуйте низку трьох секундних повідомлень. Якщо потрібно надіслати кілька коротких фраз, краще зробити це текстом. Надсилати цілий випуск подкасту теж не варто. Прослуховування голосових довше кількох хвилин перетворить невимушене спілкування на виснажливе катування.

Якщо ви плануєте обговорити кілька різних питань, краще не озвучувати їх у одному аудіо. Співрозмовникові зручніше відповідатиме, якщо кожну думку викласти в окремому повідомленні.